KI-Wissensassistent: Antworten aus Ihren eigenen Unterlagen

Ihr Team stellt Fragen in normalen Worten, der Assistent antwortet aus Ihren Verträgen, Handbüchern, Scans und Mail-Ordnern, mit Dokument und Seite zu jeder Antwort. Gehostet in Deutschland bzw. der EU, gebaut auch für Kanzleien und Betriebe mit Schweigepflicht.

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Das Wissen ist da. Nur findet es niemand.

Verträge liegen im Netzlaufwerk, Absprachen in E-Mails, Abläufe im Kopf einzelner Kollegen. Wer etwas wissen will, unterbricht jemanden oder sucht selbst, und alte Scans findet keine Suche.

Neue Mitarbeiter fragen immer wieder dieselben Dinge
Eingescannte Akten sind Bilder, keine durchsuchbaren Texte
Was per Mail zugesagt wurde, kennt nur, wer die Mail bekommen hat
Geht eine erfahrene Kollegin, geht ihr Wissen mit

Fragen stellen wie bei einer Kollegin

Antwort statt Suche: Fragen Sie in normalen Worten, etwa „Welche Kündigungsfrist hat der Wartungsvertrag?“. Der Assistent sucht die Stelle und antwortet in einem Satz.
Jede Antwort mit Quelle: Unter jeder Antwort steht, aus welchem Dokument und von welcher Seite sie stammt. Ein Klick öffnet die Stelle, Sie prüfen selbst.
Auch alte Scans: Eingescannte Verträge, Formulare und Tabellen macht eine Texterkennung lesbar. Gedrucktes klappt zuverlässig, Handschrift meist.
Rechte wie in der Ablage: Wer einen Ordner nicht öffnen darf, bekommt auch keine Antwort daraus. Die Rechte werden vor der Suche geprüft, nicht danach.

Eine interne Wissensquelle, kein Chatbot für Kunden

Die erste Ausbaustufe ist bewusst eine interne Wissensquelle: Nur Ihr Team fragt, und der Assistent antwortet nur aus den Unterlagen, die Sie freigeben.

Antwortet nur aus Ihren eigenen Unterlagen, nicht aus dem Internet
Steht etwas nicht in den Unterlagen, sagt er das, statt zu raten
Kein Chatbot auf der Website: Kunden bekommen keine Auskunft von der KI
Beim ersten Start sehen alle Nutzer, dass sie mit einer KI arbeiten

Ihre Dokumente bleiben Ihre Dokumente

Gebaut für Betriebe, die Vertrauliches verwalten: Steuerberater, Anwälte, Planungsbüros, Handwerksbetriebe mit Kundendaten. Jeder Betrieb hat eine eigene, getrennte Datenbank.

Gehostet in Deutschland bzw. der EU: Ablage, Suche und Sprachmodell laufen in Rechenzentren in Deutschland oder der EU.
Keine Übermittlung in die USA: Ihre Dokumente und Fragen gehen an keinen Dienst, der sie in die USA überträgt.
Vertrag zur Auftragsverarbeitung inklusive: Der Vertrag ist Teil des Angebots, die beteiligten Dienstleister sind darin benannt.
Schriftliche Verschwiegenheitsverpflichtung: Für mich und jeden beteiligten Dienstleister, lückenlos über die ganze Kette.
Zugriffsprotokoll: Nachvollziehbar, wer wann was gefragt hat und welche Quellen genutzt wurden. Die Aufbewahrung legen Sie fest.
Auf Wunsch auf eigenem Server im Haus: Verlangt eine Kammer oder ein Mandant es, läuft der Assistent auf einem Server in Ihren Räumen, ganz ohne Cloud.

In vier Schritten zum eigenen Assistenten

Gespräch: Am Telefon oder per Video klären wir, welche Ablagen es gibt, welche Fragen täglich kommen und wer was sehen darf.
Zwei Wochen Probelauf: Ein Ordner Ihrer Wahl wird angebunden, Ihr Team stellt echte Fragen. Danach sehen Sie, wie oft der Assistent die richtige Stelle findet.
Einrichtung: Ich binde alle Quellen an, übernehme die Rechte und weise Ihr Team ein. Ein gesperrtes Dokument zeigt, dass die Rechte greifen.
Betrieb: Neue und geänderte Dokumente kommen laufend dazu, gelöschte fliegen raus. Ich halte alles aktuell, prüfe Antworten stichprobenartig und bleibe Ansprechpartner.

Pakete: Einrichtung einmalig, Betrieb monatlich

Wissen S (bis 5 Nutzer, Handwerk, Büro, kleine Praxis): 209 € im Monat plus 2.900 € einmalig für die Einrichtung. Eine Quelle: Netzlaufwerk oder SharePoint, Scans werden durchsuchbar, Antworten mit Quelle und Zugriffsprotokoll, Einweisung für Ihr Team.
Wissen M (bis 15 Nutzer, Kanzlei, Steuerberatung, Planungsbüro): 412 € im Monat plus 4.900 € einmalig für die Einrichtung. Mehrere Quellen, auch Postfach-Ordner, Rechtegruppen je Ordner, Sprachmodell wählbar, Prüfung der Antwortqualität jedes Quartal.
Wissen L (bis 50 Nutzer, Betriebe mit mehreren Standorten): 790 € im Monat plus 7.900 € einmalig für die Einrichtung. Alle Quellen, Benutzer und Gruppen aus Microsoft 365, Stärkeres Sprachmodell, Bericht jeden Monat.
Auf eigenem Server im Haus: plus 90 € im Monat für die Wartung, die Hardware kaufen Sie selbst. Als Kleinunternehmer berechne ich keine Umsatzsteuer.

Dazu buchbar: Dokumentenmanagement und Postfach

Dokumentenmanagement (DMS) dazu: Liegt noch viel auf Papier, richte ich ein Dokumentenmanagement ein: Sie scannen, die Texterkennung macht jedes Blatt durchsuchbar, es wird abgelegt und landet automatisch im Wissensassistenten. Preis im Angebot.
E-Mail-Einordnung als Baustein: Mails aus freigegebenen Ordnern werden nach Kunde, Projekt, Vertrag oder Rechnung eingeordnet. So findet der Assistent auch, was per Mail zugesagt wurde. Ein Baustein des Assistenten, kein eigenes Produkt. Möglicher Baustein, Preis im Angebot.

Wann eine andere Lösung besser passt

Der Wissensassistent beantwortet Fragen Ihres Teams aus Ihren Unterlagen. Für andere Aufgaben gibt es passendere Wege.

Erst testen, dann entscheiden.

Zwei Wochen Probelauf mit einem Ordner Ihrer Wahl. Danach wissen Sie, ob der Assistent die Fragen Ihres Teams beantwortet.

Häufige Fragen

Erfindet die KI Antworten?

Der Assistent antwortet nur aus Ihren Unterlagen und nennt zu jeder Antwort Dokument und Seite. Findet er nichts, sagt er das, statt zu raten. Ganz ausschließen lässt sich ein Fehler bei keiner KI, darum steht die Quelle dabei: Mit einem Klick prüfen Sie die Stelle.

Wo liegen meine Dokumente?

In Rechenzentren in Deutschland bzw. der EU, in einer eigenen Datenbank nur für Ihren Betrieb. Es gibt keine Übermittlung in die USA. Auf Wunsch läuft alles auf einem Server in Ihren Räumen.

Wir haben Schweigepflicht. Geht das trotzdem?

Ja, dafür ist der Assistent gebaut. Sie bekommen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und eine schriftliche Verschwiegenheitsverpflichtung für mich und jeden beteiligten Dienstleister. Verlangt Ihre Kammer mehr, läuft er auf eigenem Server im Haus.

Brauche ich Microsoft 365 dafür?

Nein. Der Assistent liest Netzlaufwerke, SharePoint und OneDrive, freigegebene Mail-Ordner und hochgeladene Dateien. Nutzen Sie schon Microsoft 365 mit Copilot, prüfe ich in der Erstanalyse ehrlich, ob sich ein eigener Assistent für Sie lohnt.

Sieht jeder Mitarbeiter alles?

Nein. Die Rechte folgen Ihrer Ablage: Wer einen Ordner nicht öffnen darf, bekommt auch keine Antwort daraus. Bei der Einrichtung prüfe ich das mit einem gesperrten Dokument.

Was ist mit alten Scans und Handschrift?

Gedruckte Scans macht die Texterkennung zuverlässig lesbar, Handschrift und komplexe Tabellen meist auch. Alte deutsche Schreibschrift wie Sütterlin liest heute kein Werkzeug zuverlässig.

Ist das ein Chatbot für unsere Kunden?

Nein. In der ersten Ausbaustufe fragt nur Ihr Team. Auskünfte an Kunden gibt der Assistent nicht, so bleibt jede Antwort bei Ihnen, bevor sie jemand nach außen gibt.

Wie läuft der Probelauf?

Zwei Wochen mit einem Ordner Ihrer Wahl und einigen Personen aus Ihrem Team. Danach sehen Sie, wie gut der Assistent Ihre Fragen beantwortet, und entscheiden, ob Sie ihn einführen.

Was kostet der KI-Wissensassistent?

Wissen S (bis 5 Nutzer) kostet einmalig 2.900 € für die Einrichtung und 209 € im Monat, Wissen M (bis 15 Nutzer) kostet einmalig 4.900 € für die Einrichtung und 412 € im Monat, Wissen L (bis 50 Nutzer) kostet einmalig 7.900 € für die Einrichtung und 790 € im Monat. Auf eigenem Server im Haus kommen 90 € im Monat für die Wartung dazu, die Hardware kaufen Sie selbst. Das Dokumentenmanagement dazu bekommen Sie im Angebot. Als Kleinunternehmer berechne ich keine Umsatzsteuer.

IT-Berater aus dem Schwarzwald für Prozessoptimierung

IT Service Schnedhuber ist der IT-Berater aus dem Schwarzwald für Prozessdigitalisierung, Workflow-Automation, Webentwicklung, Telefon-KI, Dashboards und Individualentwicklung. Die Website richtet sich an Unternehmen im Schwarzwald und remote an Kunden in ganz Deutschland, die Abläufe nicht nur beschreiben, sondern praktisch verbessern wollen.

Typische Ausgangspunkte sind manuelle Übergaben, wiederkehrende E-Mails, unklare Freigaben, Excel-Listen, verstreute Daten, fehlende Schnittstellen, Telefonanfragen, langsame Statusabstimmungen oder Standardsoftware, die zu viele Workarounds erzwingt. Daraus kann Beratung, Prozessoptimierung, eine Automation, ein Dashboard, eine Web-App, eine Website, Telefon-KI oder eine Sonderlösung entstehen.

Wie die Zusammenarbeit beginnt

Der erste Schritt ist eine kostenlose Erstanalyse. Dabei wird geklärt, welcher Prozess bremst, welche Systeme beteiligt sind, welche Daten zuverlässig sind und welche technische Lösung realistisch Nutzen bringt. Nicht jedes Problem braucht Individualentwicklung. Manchmal reicht ein klarerer Ablauf, eine kleine Schnittstelle, ein kontrollierter Workflow oder ein besseres Dashboard.

Regionale Einordnung: Nordschwarzwald und remote betreute Projekte in ganz Deutschland.
Leistungsschwerpunkt: Prozesse digital optimieren, automatisieren, messen und in nutzbare Software übersetzen.
Umsetzung: pragmatisch, schrittweise, mit Fokus auf messbaren Nutzen und wartbare Technik.

Weitere Profile und Projekte

Externe Referenzpunkte helfen bei der Einordnung der Arbeit und zeigen technische Projekte, berufliche Profile und verwandte Angebote.