Online-Terminbuchung: Kunden buchen selbst, Ihr Kalender bleibt aktuell
Ich richte die Online-Terminbuchung für Ihren Betrieb ein: Ihre Kunden wählen auf Ihrer Website Leistung und freie Uhrzeit, Sie sehen den Termin sofort in Ihrem Kalender. Die Einrichtung kostet einmalig 99 bis 199 € je nach Umfang.
So bucht eine Kundin online einen Termin
Eine Buchung von Anfang bis Ende: Ihre Kundin wählt Leistung und freie Zeit auf Ihrer Website, der Termin steht danach ohne Rückfrage in Ihrem Kalender.
- Leistung wählen: Ihre Kunden sehen Ihre Leistungen mit Dauer und wählen eine aus.
- Freien Termin wählen: Der Kalender zeigt nur Zeiten, die zu Ihren Terminen und Puffern passen.
- Daten eintragen: Name, Telefon, E-Mail und eine kurze Notiz, mehr braucht es nicht.
- Bestätigung: Die Kundin bekommt die Bestätigung sofort angezeigt und per Mail.
- Im Kalender des Betriebs: Der Termin steht in Ihrem Kalender, Sie bekommen eine Mail zur neuen Buchung.
So sieht Online-Terminbuchung für Kunden und für Sie aus
- Ihre Kunden: Leistung wählen, etwa Erstberatung oder Wartung
- Ihre Kunden: freie Uhrzeiten sehen, nur solche, die in Ihren Kalender passen
- Ihre Kunden: Name, Kontakt und ein kurzes Anliegen eintragen
- Ihre Kunden: Bestätigung per E-Mail, vor dem Termin eine Erinnerung
- Sie und Ihr Team: Der Termin steht sofort in Ihrem Kalender
- Sie und Ihr Team: Sie bekommen eine Benachrichtigung mit allen Angaben
- Sie und Ihr Team: Absagen geben die Zeit automatisch wieder frei
- Sie und Ihr Team: Telefonate zur Terminabsprache fallen weg
Für welche Betriebe sich Online-Terminbuchung lohnt
- Handwerk: Kunden buchen Besichtigung, Aufmaß oder Wartung in festen Zeitfenstern. Anfahrt und Puffer zwischen zwei Terminen rechnet die Buchung mit.
- Praxis und Therapie: Erstgespräch, Folgetermin oder Behandlung mit eigener Dauer. Das Formular fragt nur ab, was für den Termin nötig ist.
- Beratung und Kanzlei: Erstgespräch am Telefon oder per Video mit Link in der Bestätigung. Sie legen fest, wie viele Termine am Tag möglich sind.
- Studio und Salon: Leistungen mit unterschiedlicher Dauer und mehreren Mitarbeitern. Jede Person hat ihren eigenen Kalender.
Was ich bei der Online-Terminbuchung einrichte
- Leistungen, Dauer und Puffer: Jede Leistung bekommt Dauer, Vorbereitungszeit und Puffer danach. So entstehen keine Termine, die direkt aneinanderstoßen.
- Zeiten und Vorlauf: Buchbare Tage und Uhrzeiten, Pausen, Urlaub, Mindestvorlauf und wie weit im Voraus gebucht werden darf.
- Kalender-Abgleich: Die Buchung liest Ihren bestehenden Kalender und schreibt neue Termine hinein. Belegte Zeiten sind für Kunden nicht wählbar.
- Bestätigung und Erinnerung: Bestätigung sofort per E-Mail, Erinnerung vor dem Termin per E-Mail oder SMS. Den Wortlaut stimmen wir gemeinsam ab.
- Absage und Verschiebung: Kunden sagen über den Link in der Bestätigung ab oder verschieben selbst, bis zu einer Frist, die Sie festlegen.
- Einbindung in Website und Google-Unternehmensprofil: Ein Knopf „Termin buchen“ auf Ihrer Website und ein Buchungslink im Google-Unternehmensprofil führen zur selben Buchung.
In vier Schritten zur eigenen Online-Terminbuchung
- Gespräch am Telefon oder per Video: Wir gehen Ihre Leistungen, Zeiten und Kalender durch. Danach steht fest, welches Buchungssystem passt und was die Einrichtung kostet.
- Einrichtung: Ich lege Leistungen, Zeiten, Kalender-Abgleich, Bestätigung und Erinnerung an und passe die Buchungsseite an Ihre Farben an.
- Testbuchungen: Wir buchen, verschieben und sagen ab, auch mit Sonderfällen wie Urlaub oder zwei Buchungen zur selben Zeit.
- Live auf Website und Profil: Der Knopf geht auf Ihre Website und ins Google-Unternehmensprofil. Sie bekommen eine kurze Anleitung für Änderungen.
Was die Online-Terminbuchung kostet
- Die Einrichtung kostet einmalig 99 bis 199 €, je nach Zahl der Leistungen, Mitarbeiter und Kalender. Der Betrag steht vor dem Start im Angebot. Als Kleinunternehmer berechne ich keine Umsatzsteuer.
- Das Buchungssystem selbst kostet je nach Anbieter und Funktionsumfang einen monatlichen Betrag, den Sie direkt an den Anbieter zahlen. Viele Anbieter haben einen kostenlosen Einstieg mit Grenzen, etwa ein Kalender oder keine SMS-Erinnerung. Ich empfehle einen Anbieter, der zu Ihrem Bedarf passt, und nenne die laufenden Kosten vor der Entscheidung.
- Im Website-Abo ist die Anbindung einer Terminbuchung ab dem Paket Spitze enthalten.
Datenschutz bei der Online-Terminbuchung
Bei einer Buchung geben Kunden personenbezogene Daten ein. Diese Punkte kläre ich vor dem Start mit Ihnen:
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter des Buchungssystems
- Speicherort der Daten in der EU und wie lange Buchungen gespeichert bleiben
- nur die Felder, die für den Termin nötig sind; Gesundheitsangaben gehören nicht in ein Freitextfeld
- Hinweis zur Terminbuchung in Ihrer Datenschutzerklärung
- wer im Betrieb Zugriff auf die Buchungen hat
Online-Terminbuchung mit Telefon-KI und Website-Abo
Die Terminbuchung ist ein Baustein. Mit diesen Leistungen arbeitet sie zusammen:
Klären wir, wie Ihre Kunden künftig Termine buchen.
Schildern Sie kurz, welche Termine Sie vergeben und welchen Kalender Sie nutzen. Die Erstanalyse ist kostenlos.
Häufige Fragen
Brauche ich dafür eine neue Website?
Nein. Die Buchung lässt sich als Knopf oder eingebettete Seite in fast jede bestehende Website einbauen. Ohne Website funktioniert sie auch als eigener Link, etwa im Google-Unternehmensprofil oder in Ihrer E-Mail-Signatur.
Kann die Buchung in meinen bestehenden Kalender schreiben?
Ja, mit den gängigen Kalendern in Microsoft 365 und Google Workspace und mit vielen Kalendern, die den CalDAV-Standard nutzen. Belegte Zeiten aus Ihrem Kalender sind für Kunden nicht buchbar.
Was passiert bei Doppelbuchungen oder Absagen?
Eine gebuchte Zeit ist sofort belegt, ein zweiter Kunde sieht sie nicht mehr. Sagt jemand ab, wird die Zeit wieder frei. Bis wann abgesagt oder verschoben werden darf, legen Sie fest.
Können Kunden auch telefonisch buchen?
Ja. Sie oder Ihr Team tragen den Termin wie bisher in den Kalender ein. Mit einem KI-Telefonassistenten bucht der Anrufer auch außerhalb der Öffnungszeiten in denselben Kalender.
Was kostet die Einrichtung?
Die Einrichtung kostet einmalig 99 bis 199 €, je nach Zahl der Leistungen, Mitarbeiter und Kalender. Das Buchungssystem hat eigene laufende Kosten, die vom Anbieter und vom Funktionsumfang abhängen; manche Anbieter haben einen kostenlosen Einstieg mit Grenzen. Als Kleinunternehmer berechne ich keine Umsatzsteuer.
Geht das datenschutzkonform ohne US-Anbieter?
Ja. Es gibt Buchungssysteme mit Sitz und Rechenzentrum in der EU. Ich achte auf einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, sparsame Formularfelder und einen passenden Hinweis in Ihrer Datenschutzerklärung.
IT-Berater aus dem Schwarzwald für Prozessoptimierung
IT Service Schnedhuber ist der IT-Berater aus dem Schwarzwald für Prozessdigitalisierung, Workflow-Automation, Webentwicklung, Telefon-KI, Dashboards und Individualentwicklung. Die Website richtet sich an Unternehmen im Schwarzwald und remote an Kunden in ganz Deutschland, die Abläufe nicht nur beschreiben, sondern praktisch verbessern wollen.
Typische Ausgangspunkte sind manuelle Übergaben, wiederkehrende E-Mails, unklare Freigaben, Excel-Listen, verstreute Daten, fehlende Schnittstellen, Telefonanfragen, langsame Statusabstimmungen oder Standardsoftware, die zu viele Workarounds erzwingt. Daraus kann Beratung, Prozessoptimierung, eine Automation, ein Dashboard, eine Web-App, eine Website, Telefon-KI oder eine Sonderlösung entstehen.
Wie die Zusammenarbeit beginnt
Der erste Schritt ist eine kostenlose Erstanalyse. Dabei wird geklärt, welcher Prozess bremst, welche Systeme beteiligt sind, welche Daten zuverlässig sind und welche technische Lösung realistisch Nutzen bringt. Nicht jedes Problem braucht Individualentwicklung. Manchmal reicht ein klarerer Ablauf, eine kleine Schnittstelle, ein kontrollierter Workflow oder ein besseres Dashboard.
- Regionale Einordnung: Nordschwarzwald und remote betreute Projekte in ganz Deutschland.
- Leistungsschwerpunkt: Prozesse digital optimieren, automatisieren, messen und in nutzbare Software übersetzen.
- Umsetzung: pragmatisch, schrittweise, mit Fokus auf messbaren Nutzen und wartbare Technik.
Weitere Profile und Projekte
Externe Referenzpunkte helfen bei der Einordnung der Arbeit und zeigen technische Projekte, berufliche Profile und verwandte Angebote.